Jei jums reikia sudaryti bet ko sąrašą,taiviliojanti matyti „Excel“ kaip numatytąją saugyklą: juk tai tik nedidelis daiktų sąrašas sau ar keliems artimiems kolegoms.
Galbūt jums reikia ko nors sudėtingesnio, pavyzdžiui, skaičiavimo formulių ar makroprogramavimo, kad automatizuotumėte duomenų rinkimą ir apdorojimą.
Deja, paprastumas, kuriuo galite pradėti dirbti „Excel“ ar konkurentų skaičiuoklių programoje, taip pat yra viena didžiausių jos problemų. Tai, kas prasideda, kai nedidelis „Excel“ projektas išauga į didžiulį dalyką, tada jūs taip pat galite susidurti su greičio ir stabilumo problemomis ar net su vystymosi problema, kurios negalite išspręsti.
Be to, didelių duomenų valdymo užduotys dažnai kelia didelių problemų, tokių kaip organizavimas, įgyvendinimas, failų klasifikavimas, duomenų bazių valdymas, vartotojų bendradarbiavimas ir kt. Norint sulaužyti duomenų bazės struktūrą tereikia įdėti duomenis į neteisingą sritį, nenuosekliai rinkti duomenis arba net du žmonės dirba tame pačiame lape. Keli dalykai gali būti neteisingi, todėl vėluoja laikas ir galimas duomenų praradimas.
Šiame straipsnyje paaiškinamos dažniausiai pasitaikančios problemos, iškylančios naudojant „Excel“ skaičiuokles, kaip jas spręsti ir kada geriau žengti žingsnį ir pereiti prie duomenų bazės.
1 problema: „Excel“ kelių vartotojų redagavimas
Kai „Excel“ sistemos auga organiškai, greitai susiduriate su problemomis, kai vienas vartotojas bet kuriuo konkrečiu metu atidaro darbaknygę, o antram pranešama, kad ji jau atidaryta. Antrasis vartotojas gali atšaukti, palaukti arba peržiūrėti tik skaitomą versiją. „Excel“ pažadas pranešti jums, kai kitas asmuo išeina iš darbaknygės, yra azartas, nes ji dažnai netikrina būsenos ir gali niekada jūsų neapšviesti. Net jei taip ir yra, kažkas kitas gali prisijungti ir atidaryti failą prieš jus.
Norėdami išvengti pavienių vartotojo efektų, galite naudoti „Excel Online“ (sumažintą internetinę „Excel“ versiją) arba įjungti Bendros darbo knygos funkcija. Čia pateikiamas trumpas vadovas, kaip bendrinti skaičiuoklę.
- Atidarykite norimą skaičiuoklę ir spustelėkite Failas .
- Tada spustelėkite Dalintis atidaryti naują langą.
- Dabar įveskite vartotojo, su kuriuo norite bendrinti skaičiuoklę, informaciją.
Taip pat galite suskaidyti duomenis į keletą darbaknygių, kad skirtingi žmonės dirbtų prie skirtingų darbaknygių, netrukdydami vienas kitam.
2 problema: „Excel“ bendrinamos darbo knygos
Pagal numatytuosius nustatymus „Excel Online“ leidžia keliems redaktoriams, tačiau trūksta daug funkcijų. Tarnyba nelabai pretenduoja į nieką, išskyrus paprasčiausias užduotis. Nors funkcija „Bendros darbaknygės“ atrodo, kad ji turėtų atlikti šį darbą, ji yra pilna apribojimų. Negalite sukurti lentelės ar ištrinti langelių bloko, jei, pavyzdžiui, bendrinama darbaknygė.
Kai „Excel“ sistemos auga organiškai, susiduriate su problema, kad vienu metu darbaknygę gali atidaryti tik vienas vartotojas.
Yra kai kurių internetinių „Excel“ apribojimų sprendimo būdai. Kitiems reikia pakeisti darbaknygės struktūrą, o ne naudoti jau sukurtą darbaknygę, tačiau šis scenarijus dažnai trukdo. Todėl neįmanoma naudoti bendros darbaknygės taip, kaip galėtumėte naudoti paprastą, vieno vartotojo darbaknygę.
Bendrų darbaknygių pakeitimai yra sinchronizuojami tarp vartotojų kiekvieną kartą, kai darbaknygė išsaugoma. Šis veiksmas nustatomas pagal tvarkaraštį, pavyzdžiui, kas penkias minutes priverčiamas išsaugoti. Tačiau įprasto taupymo ir kiekvieno vartotojo pokyčių stebėjimo išlaidos yra gana didelės. Darbaknygės gali greitai padidinti balioną ir pakrauti jūsų tinklą, sulėtindamos kitas sistemas.
kaip groti „tiktok“ atvirkščiai
3 problema: „Excel“ susieti darbaknygės
Duomenų padalijimas į keletą darbaknygių gali padėti išspręsti kelių naudotojų redagavimo problemą. Vis dėlto jie greičiausiai turės turėti tarpusavio ryšių, kad viename įvestos reikšmės būtų naudojamos kitoje. Sąsajos tarp darbaknygių taip pat yra naudingos, norint atskirus duomenis laikyti atskiruose failuose, o ne turėti atskirus lapus vienoje darbaknygėje.
Erzina, kad šios nuorodos yra dar vienas nusivylimo ir nestabilumo šaltinis. Jie tampa absoliučiais, įskaitant visą kelią į šaltinio darbaknygę, arba santykinius, įskaitant skirtumą tarp šaltinio ir paskirties kelių. Nors tai skamba protingai, „Excel“ taiko paslaptingas taisykles, kad nuspręstų, kada naudoti kiekvieno tipo saitus ir juos pakeisti.
Taisykles reglamentuoja kelios parinktys ir tai, ar darbaknygės buvo išsaugotos prieš įterpiant nuorodas. Nuorodos taip pat keičiasi, kai išsaugote darbaknygę arba atidarote ir naudojate Išsaugoti kaip padaryti kopiją, o ne nukopijuoti failą naudodami „File Explorer“ . Visos šios painiavos ir netikrumo rezultatas yra tas, kad sąsajos tarp darbaknygių lengvai nutrūksta, o atkūrimas iš sugedusių nuorodų yra daug laiko reikalaujantis procesas. Niekas negauna prieigos prie paveiktų failų.
Susieti duomenys atnaujinami tik atidarius failus, nebent specialiai spustelėsite Duomenys> Užklausos ir jungtys> Redaguoti nuorodas> Atnaujinti vertes. Čia greita demonstracija.
- Atidarykite norimą skaičiuoklę ir spustelėkite Duomenys .
- Dabar suraskite Užklausos ir Jungtys ir spustelėkite Redaguoti nuorodas .
- Tada pasirinkite Atnaujinti vertybes .
Jei jūsų nuorodos nėra tarp dviejų darbaknygių, bet apima tris ar daugiau, turite atidaryti visas darbaknyges teisinga tvarka, kad užtikrintumėte bet kokius atnaujintus duomenų procesus tinkama tvarka, nuo pirmos iki antros iki trečios. Jei pakeistumėte vertę pirmojoje darbaknygėje, o tada atidarytumėte trečiąją, ji nematytų jokių pakeitimų, nes antroji darbaknygė neatnaujino savo verčių.
Ši duomenų grandinė yra logiška, tačiau padidėja tikimybė, kad informacija yra neteisinga arba bandysite atidaryti darbaknygę, kurią kažkas jau redaguoja.
Žinoma, galite pabandyti visiškai išvengti susietų darbaknygių, tačiau yra tikimybė, kad tuos pačius duomenis galiausiai įvesite į daugiau nei vieną darbaknygę, o kartu kyla pavojus kiekvieną kartą juos įvesti šiek tiek kitaip.
4 problema: „Excel“ duomenų tikrinimas
Klaidos gali patekti į bet kurios kompiuterinės sistemos duomenis: žmonės neteisingai rašo žodžius arba monotoniškai reguliariai perkelia skaitmenis į skaičius. Jei jūsų duomenys nebus tikrinami, kai jie įvedami, kils problemų.
Pagal numatytuosius nustatymus „Excel“ priima bet kokius vartotojo tipus. Galima nustatyti patvirtinimą paieškos sąrašuose, tačiau juos sunku išlaikyti, daugiausia jei tas pats laukas naudojamas daugiau nei vienoje vietoje. Jei vartotojai turi įvesti dokumento ID numerius arba kliento nuorodos numerius be jokių patikrinimų, neteisingus įrašus lengva susieti, to nesuprantant. Sistemos duomenų vientisumas yra mirtinai pažeistas, ir bet kokia duomenų analizė yra įtariama.
Jau galite patirti duomenų tikrinimo problemų poveikį, nesuvokdami pagrindinės priežasties. Apsvarstykite situaciją, kai „Excel“ turite sąskaitų faktūrų sąrašą. Vartotojas kiekvienoje sąskaitoje faktūroje šiek tiek skirtingai įveda kliento vardą. Todėl gausite sąskaitas faktūras „Jones Ltd“, „Jones Limited“, „Jonse Ltd“ ir „joness“. Galbūt žinote, kad visi tai susiję su ta pačia įmone, tačiau „Excel“ ne. Bet kokia sąskaitos faktūros duomenų analizė, pvz., Suvestinė lentelė, pagrįsta klientais pagal mėnesį, pateikia kelis rezultatus, kai jų turėtų būti tik vienas.
5 problema: „Excel“ naršymas
Didelėse darbaknygėse sunku naršyti. Langų apačioje esantys langelių skirtukai yra baisus būdas orientuotis, kai jų yra daugybė. Kai ekrane yra daugiau rodomų skirtukų, tampa sunku rasti tai, ko jums reikia. Čia yra greitas būdas naršyti lapuose.
- Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite rodykles kairėje lapo pavadinimų, kad iškeltumėte Suaktyvinti lapą dialogo lange.
Pateikiami tik pirmieji 20 lapų, kol jūs turite slinkti sąraše. Negalite rūšiuoti, grupuoti ar ieškoti norimo lapo. Langas turėtų atrodyti maždaug taip.
6 problema: „Excel“ sauga
Galite pridėti saugumą prie „Excel“ darbaknygių, tačiau joje gausu problemų. Apsauga kur kas labiau skirta darbaknygės struktūros, o ne duomenų apsaugai. Galite pabandyti užrakinti kai kuriuos lapus ir langelius, kad vartotojai negalėtų keisti struktūros ir formulės, tačiau jei jie gali matyti duomenis, jie paprastai gali pakeisti bet kurį arba visus (nebent jūs atliksite kokį nors kūrybinį makroprogramavimą).
7 problema: „Excel“ greičio problemos
„Excel“ nėra greičiausia programa, o jos programavimo kalba VBA yra lėta, palyginti su profesionalesnėmis programavimo kalbomis, tokiomis kaip C #. Šis scenarijus kyla iš numatyto „Excel“ naudojimo ir lankstumo. Tai juk skaičiuoklės variklis. Taip, „Excel VBA“ gali būti naudojama tarnyboje, kad būtų galima tvarkyti duomenų sąrašus, tačiau tai nereiškia, kad tai geriausias pasirinkimas tokiam darbui. Kitos programos yra geriau pritaikytos tokioms užduotims - daugiausia todėl, kad jos yra aiškiai sukurtos joms atlikti.
Jei patiriate bet kurią iš šiame straipsnyje nurodytų problemų, neignoruokite jų. Yra profesionalus atsakymas į struktūrizuotų duomenų, žinomų kaip duomenų bazė, saugojimą. Tai neturi būti baisu ar brangu, ir tai turėtų leisti logiškai galvoti apie savo duomenis, kaip jie susiejami ir kaip jūs su jais bendraujate.
Pastaba : Jei pereinate nuo skaičiuoklės sprendimo prie duomenų bazės, vergiškai nekopijuokite skaičiuoklės dizaino, pasinaudokite proga ir patobulinkite.
Yra bendrosios paskirties duomenų bazių programų, kuriomis galite sukurti specialų sprendimą. Arba galite pastebėti, kad speciali duomenų bazės programa - jau sukurta jums reikalingiems tikslams - yra pigesnė, greičiau įdiegiama ir geriau pritaikoma.
kaip pašalinti wookie iš kodi
Pvz., Jei turite klientų sąrašą ir išsamią informaciją apie visas savo sąveikas su jais, tai laikoma santykių su klientais valdymo (CRM) sistema. Nepaisant išgalvoto pavadinimo, CRM sistema yra specializuota duomenų bazė. Panašiai sąskaitų paketai, tokie kaip „QuickBooks“ ir „Sage“, yra specializuotos duomenų bazės. Jei nerandate iš anksto sukurtos programos, kuri atitiktų jūsų poreikius, galite ją susikurti patys arba įsigyti tokią, kurią jums pagamino IT skyrius ar konsultantas.
Dažniausias duomenų bazės tipas yra reliacinė duomenų bazė, kurioje duomenys saugomi lentelėse ir susideda iš eilučių ir stulpelių. Kiekvienoje eilutėje yra atskiro elemento duomenys. Pavyzdžiui, kiekviename stulpelyje aprašomas skirtingas temos atributas, pvz., Kliento vardas ar kredito limitas.
Norėdami sukurti įrašą, kliento duomenis turite įvesti tik vieną kartą, tada galėsite juos naudoti tiek sąskaitų, kiek jums reikia.
Lentelėse yra apibrėžti santykiai, kad, tarkime, sąskaitoje būtų kliento ID. Šis procesas reiškia, kad galite lengvai rasti visas konkretaus kliento sąskaitas faktūras arba iš konkrečios sąskaitos faktūros gauti kliento telefono numerį. Norėdami sukurti kliento įrašą, kliento duomenis turite įvesti tik vieną kartą, tada galėsite juos naudoti tiek sąskaitų faktūrų, kiek jums reikia, daugiau jų neįvedę. Norėdami sukurti duomenų bazę, turite apibrėžti šias lenteles ir ryšius, tada apibrėžti ekrano išdėstymą, kurį norite naudoti duomenims išvardyti ir redaguoti.
Ten yra dešimtys duomenų bazių programų. Kai kuriuos iš jų lengva naudoti ir atlikti visą darbą, leidžiant apibrėžti lenteles, duomenų įvedimo ekranus ir ataskaitas. Kiti yra visapusiškesni tam tikrose srityse, tačiau, norint atlikti visą darbą, jiems reikia kitų priemonių.
Pavyzdžiui, programa gali būti patikima apibrėžiant lenteles ir ryšius ir turint patikimas analizės ir ataskaitų teikimo funkcijas. Vis dėlto programai trūksta jokių įrankių duomenų įvedimo ekranams nustatyti. Čia akivaizdus pavyzdys yra „Microsoft SQL Server“. Kaip ir kitose didelėse duomenų bazių sistemose, „SQL Server“ rūpinasi vidine sąsaja ir tikisi, kad naudosite kitą įrankį, pvz., „Visual Studio“, kurdami tvarkyklę.
Kurios duomenų bazės parinktys jums tinka?
Duomenų bazės parinktis Nr. 1: „Microsoft Access“
Prieiga yra viena iš darbalaukio duomenų bazių senelių. Tai lengva naudoti, bet lengva piktnaudžiauti. Galite kurti lenteles, ekranus ir ataskaitas nuo nulio arba pradėti nuo šablono. Kai kurie šablonai yra atvirai amerikietiški ir ne visada moko geros praktikos, tačiau jie greitai padeda jums. Ekranai ir programavimo funkcijos gali būti gana sudėtingos. Galite naudoti savo baigtą programą kitiems vartotojams per savo intranetą (NE internetą), o ne pasikliauti failų bendrinimu.
2 duomenų bazės parinktis: „Microsoft SharePoint“
„SharePoint“ yra duomenų bazė, taip pat dokumentų saugojimo mechanizmas. Jį galite naudoti norėdami sudaryti paprastus sąrašus ir susieti juos. „Form Designer“ yra šiek tiek rafinuotas, tačiau pritaikyti vis tiek įmanoma. Naudinga „SharePoint“ galimybė patraukti „Excel“ sukauptų duomenų sąrašą ir įdėti jį į pasirinktinį sąrašą. Programa suteikia pasirinktinį sąrašą prieinamą visiems jūsų tinklo nariams ir leidžia jums pridėti saugumą, kad būtų galima apriboti, kas ką gali daryti su tais duomenimis. Galite paprašyti „SharePoint“ įspėti jus el. Paštu, kai kas nors prideda, redaguoja ar ištrina įrašus. Jei saugote duomenis apie žmones, kalendoriaus elementus ar užduotis, galite juos sinchronizuoti su „Outlook“.
Duomenų bazės parinktis Nr. 3: „Zoho Creator“
„Zoho Office“ yra žiniatinklio programa, į kurią įeina duomenų bazė, kuri naudoja „drag and drop“ funkciją, kad jos formos būtų platinamos paprastai, intuityviai. Nuvilimo procesas taip pat įpranta programuoti sąveikas ir darbo eigas. Kaip žiniatinklio paslaugą, jūsų duomenis ir programas galima pasiekti iš bet kur, užtikrinant paprastą apsaugą, kad duomenys būtų privatūs. „Zoho“ ima mokestį už kiekvieną vartotoją per mėnesį, tačiau tai riboja įrašų, kuriuos galite saugoti už nustatytą kainą, skaičių. Programa kainuoja papildomai, kai kaupiate daugiau duomenų arba naudojate kitas funkcijas, pvz., Integravimą el. Paštu.
Kaip matote, „Excel“ siūlo daug funkcijų, tačiau trūksta kai kurių kiekvienos jų sričių. Kartais kita programa atlieka darbą geriau, ypač jei ji sukurta specialiai užduočiai. Kitais atvejais „Excel“ veikia puikiai, pavyzdžiui, mažesnėms duomenų bazėms, jei tik žinote, kaip visų pirma išvengti problemų.
