Mes atrodė spąstus naudojant skaičiuoklės programą, pvz., „Excel“, norint saugoti duomenų sąrašus. Šis požiūris iš pradžių gali atrodyti geriausias sprendimas, tačiau gali kilti problemų dalijantis tais duomenimis su keliais vartotojais, patvirtinant turinį ar net naršant savo duomenis. Kodėl? Nes naudojate įrankį, kuris nebuvo sukurtas šiam darbui atlikti.
Dabar mes apsvarstysime įsivaizduojamą (bet tipišką) verslo atvejį, naudodami skaičiuoklėmis pagrįstą sąrašą ir išnagrinėsime, kaip tai būtų galima konvertuoti į duomenų bazės programą, kad būtų galima įveikti tokias problemas.
Kaip darbo knygelės išeina iš rankų
Mūsų sąrašas prasidėjo kaip paprastas klientų vykdomų projektų įrašas. Augant įmonei, didėjo ir klientų skaičius, prie darbaknygės pridėjus vardus ir kontaktinius duomenis. Taip pat reikėjo tam tikro būdo užfiksuoti, ką įvairūs darbuotojai dirba įgyvendindami šiuos projektus, todėl į šią darbo knygą buvo įtraukta dar daugiau duomenų.
Šiuo metu skaičiuoklės metodas tapo neveikiantis: buvo per daug žmonių, bandančių jį atnaujinti, dažnai tuo pačiu metu. Bendrovė bandė įsteigti rotaciją, kad žmonės paeiliui atnaujintų darbaknygę, tačiau tai reiškė, kad kai kurios užduotys buvo užmirštos prieš jas įrašant.
Galų gale žmonės susikuria savo darbo knygas, kad galėtų sekti savo užduotis, kartais savaitės pabaigoje prisimindami duomenis nukopijuoja į pagrindinę darbaknygę. Darbuotojai sukūrė savo stenografiją šioms knygoms, o kai kurie pakeitė stulpelių formatą ir tvarką, kad atitiktų jų darbo būdą. Šių duomenų nukopijavimas į pagrindinę darbaknygę sukėlė siaubingą netvarką.
Tai gali būti sugalvotas pavyzdys, bet aš iš tikrųjų mačiau visas šias praktikas realiame gyvenime. Pažvelkime į kai kuriuos šio darbo metodo klausimus.
Daugybė problemų
Galite pamatyti pirmąjį mūsų įsivaizduojamos skaičiuoklės lapą. Pirmame stulpelyje pateikiamas projekto, į kurį nurodomas kiekvienas įrašas, pavadinimas. Tačiau kai kurie iš šių pavadinimų yra ilgi, todėl darbuotojai galėjo susigundyti naudoti santrumpas; dėl to įsivėlė klaidos. Tai apsunkina susiejimą, kurios užduotys priklauso kuriam projektui. Sprendimas neturi būti sunkus: galite pasirinkti trumpą kiekvieno projekto pavadinimą, dėl kurio visi sutinka, arba suteikti kiekvienam projektui ID numerį ir automatiškai išversti jį į projekto pavadinimą.
Panaši problema yra ir stulpelyje Pradėta. Kai kuriuose langeliuose yra data, tačiau kiti įrašo tik mėnesį - o vienas ar du įrašai tiesiog sako „Taip“. „Excel“ palaiko duomenų tikrinimą, todėl galima užtikrinti, kad tam tikrose ląstelėse visada būtų tam tikro tipo duomenys, tačiau kai skaičiuoklė kuriama ad hoc būdu, ji naudojama retai.
Šiuo metu skaičiuoklės metodas tampa neveikiantis: buvo per daug žmonių, bandančių jį atnaujinti
Duomenų bazės programoje šios problemos neturėsite, nes lauko duomenų tipas bus pataisytas nuo pat pradžių. Jei nežinote tikslios darbo pradžios datos, galite naudoti mėnesio pirmąją arba sausio 1 d., Jei žinote tik metus. Jei projektas dar nepradėtas, lauką galite palikti tuščią - NULL duomenų bazės terminais. Jei žinojote, kad projektas buvo pradėtas, bet nežinojote, kada, galite naudoti datą, kurios paprastai negalėtumėte naudoti savo duomenims, pvz., 1900-01-01. Iškart tampa lengva rūšiuoti projektus ir susidaryti chronologinę veiklos apžvalgą.
Subtilesnį iššūkį pateikia stulpelis „Klientas“. Šio stulpelio įrašai nesusiję su niekuo kitu darbaknygėje, tačiau 1-ajame lape yra klientų sąrašas, į kurį tikriausiai ir yra kalbama. Kelių tų pačių daiktų sąrašų, nurodytų skirtingais pavadinimais, saugojimas yra painus. Turite patikslinti šio subjekto pavadinimą ir išspręsti vienareikšmišką pavadinimą: jie klientai ar klientai?
Stulpelis „Būsena“ yra dar vienas, kuriame nebuvo patvirtinta, todėl žmonės vėl nusprendė rašyti ką tik nori. Geriau būtų sudaryti trumpą visų leistinų verčių sąrašą.
Antrasis lapas - 1 lapas - yra toks pat problemiškas. Pirmiausia lapo pavadinimas nėra aprašomasis. Iš tikrųjų yra sąrašas, nurodytas „Klientai“, tačiau jis nėra formatuojamas kaip „Excel“ lentelė: adresas yra viename lauke, o tai riboja jūsų galimybes naudoti „Excel“ įmontuotus įrankius ieškant ar rūšiuojant. Pavyzdžiui, galite filtruoti adresus, kuriuose yra Kardifas, tačiau į rezultatus taip pat būtų įtraukti tie, kurie yra Kardifo kelyje Niuporte.
Kalbant apie adresus, geriausias būdas yra naudoti atskirus pašto kodo, apskrities, miesto ir gatvės laukus (nors JK adresams apskričių informacija neprivaloma - žr. Prašome, nėra apskričių, mes esame britai). Gatvėje turėtų būti viskas, ko nėra kitose adreso dalyse.
Yra kontaktų laukas, kuriame taip pat pateikiamos problemos. Kai vieno kliento įmonėje turime kelis kontaktus, visi jų vardai buvo įtraukti į šį lauką, o jų telefono numeriai ir el. Pašto adresai buvo panašiai įrašyti į kitus laukus. Atskirti juos bus sudėtinga, ypač jei lauke Kontaktas yra trys vardai, bet tik du telefono numeriai.
Paskutinė šio lapo stulpelio antraštė yra Paskutinis kontaktas: darbuotojai turėtų tai atnaujinti kiekvieną kartą, kai užmezga ryšį su klientu. Kadangi ši informacija yra papildomas dalykas, kurį darbuotojas turi atsiminti, ir nėra jokios garantijos, kurią jie atsimins - ypač todėl, kad antrajame lape ji paslėpta nuo kelio, todėl ji yra nepatikima. Tai tikrai yra tai, ką kompiuteris turėtų sekti automatiškai.
Galiausiai mes prieiname prie užduočių lapų, kuriuose išsamiai aprašomos kiekvieno darbuotojo užduotys ir komentarai. Jie nėra pavadinti nuosekliai ir juose nėra tų pačių stulpelių ta pačia tvarka. Nors atskiriems vartotojams yra prasminga įvesti savo duomenis į savo lapus, trūksta nuoseklumo, todėl sunku palyginti ir analizuoti duomenis. Pavyzdžiui, kai vadovas nori pamatyti, koks darbas buvo atliktas su kiekvienu projektu, visas užduotis reikia rankomis nukopijuoti iš atskirų lapų į vieną sąrašą, kad jas būtų galima surūšiuoti ir apie jas pranešti.
Duomenų bazės kūrimas
Šių klausimų sutvarkymas užtruks tam tikrą darbą, galbūt kelias dienas. Kadangi vartotojai tikriausiai turės ir toliau naudoti senąją sistemą, kol kuriame naują, geriausia pasidaryti esamų darbaknygių kopijas, iš kurių būtų galima dirbti. Tai reiškia, kad norėsime dokumentuoti kiekvieną duomenų konvertavimo žingsnį, kad galėtume greitai tai padaryti dar kartą, kai ateis laikas pereiti prie naujos sistemos.
Pirmas dalykas, kurį turite padaryti, yra išvalyti „Excel“ darbaknygės duomenis. Naudojant funkciją „Rasti ir pakeisti“, gali būti naudinga, todėl turėtumėte ištrinti bet kurį stulpelį ar eilutę, kurioje nėra duomenų (išskyrus stulpelių antraštės eilutes, kurias reikia palikti). Prie kiekvieno A stulpelio pridėkite stulpelį ID ir užpildykite jį laipsniškais skaičiais, pirmajame langelyje įrašydami 1, duomenų apačioje pažymėdami (Shift + End, Down), tada naudodami komandą Fill Down (Ctrl + D ). Sukurkite pagrindinį projektų pavadinimų sąrašą ir visur, kur įrašomas projekto pavadinimas, naudokite funkciją VLookup (), kad patvirtintumėte jo pagrindinį ID numerį; jei nėra numerio, jūsų duomenys yra nenuoseklūs.
Kai jūsų duomenys bus švarūs, atėjo laikas sukurti naują duomenų bazę, kurioje jie būtų saugomi. Mes naudosime „Access 2013“, nes mūsų teoriniame pavyzdyje ji prieinama visiems mūsų vartotojams per „Office 365“ prenumeratą. Kai kuriate naują „Access“ duomenų bazę, galite pasirinkti ją sukurti kaip „Access Web App“ arba „Access Desktop“ duomenų bazę. Žiniatinklio programos turi supaprastintą sąsają ir gali būti naudojamos tik tuo atveju, jei turite „Office 365“ su „SharePoint Online“ arba „SharePoint Server 2013“ su „Access Services“ ir „SQL Server 2012.“. Mes naudosime tradicinę darbalaukio duomenų bazę, nes ji suteikia daugiau galimybių ir didesnę kontrolę vartotojo patirtis.
Pasirinkite, jei norite sukurti naują darbalaukio duomenų bazę ir ją pavadinti: „Access“ sukuria naują lentelę, vadinamą 1 lentele, ir įtraukia jus į dizaino rodinį su vienu stulpeliu, vadinamu ID. Čia galite suprojektuoti lenteles, kurių jums reikės jūsų duomenų bazėje. Kiekvienoje lentelėje turi būti ID laukas (automatiškai didėjantis sveikasis skaičius), tačiau norint išvengti painiavos, geriausia jai suteikti apibūdinamesnį pavadinimą. Lentelėje „Projektai“ tai būtų „ProjectID“, „Klientų“ lentelėje „Klientai“ ir pan.
Galite nustatyti kiekvieno sukurto stulpelio duomenų tipą. Kiekvienam stulpeliui turite suteikti pavadinimą ir nustatyti visas kitas lauko ypatybes bei formatą. Kaip ir lauke ID, įsitikinkite, kad stulpelių pavadinimai aiškiai rodo, kokie duomenys lauke turėtų būti, taigi, pavyzdžiui, naudokite „ProjectName“, o ne tik pavadinimą, „DueDate“, o ne „Due“. Norėdami naudoti sutrumpintą antraštę ir aiškų pavadinimą, galite naudoti juostos mygtuką Vardas ir antraštė. Stulpelių pavadinimuose galite naudoti tarpus, tačiau rašydami užklausas ir ataskaitas, juos turėsite apgaubti laužtiniais skliaustais.
Nors vartotojams yra prasminga įvesti savo duomenis į savo lapus, darnos trūkumas apsunkina analizavimą
Stulpeliuose, pvz., „PercentageComplete“, formatavimą nustatykite kaip „Procentai“, o datas - „ShortDate“, taip pat maksimalų teksto laukų ilgį nustatykite į protingą vertę, kitaip jie visi bus 255 simbolių ilgio. Atminkite, kad kai kurie žodžiai (pvz., Data) yra rezervuoti, todėl negalite jų naudoti kaip stulpelių pavadinimų: vietoj jų naudokite „TaskDate“ ar ką nors daugiau apibūdinančio.
Kalbant apie stulpelius, kuriuose norite ieškoti vertės kitoje lentelėje (pvz., Stulpelyje „Klientas“ lentelėje „Projektai“), prieš pridėdami peržiūros stulpelį, apibrėžkite tas kitas „Access“ lenteles. Kalbant apie būseną, paprasčiausias variantas yra tiesiog įvesti reikšmes, kurios bus rodomos išskleidžiamajame sąraše, tačiau dėl to vėliau sunku pridėti ar redaguoti galimų verčių sąrašą. Geriau sukurti kitą lentelę įrašams, pvz., „ProjectStatus“, nebent susiduriate su trumpu sąrašu, kuriame greičiausiai nepasikeis galimos vertės - pvz., Laukas, kuriame įrašoma kieno nors lytis. Tai leidžia ateityje lengvai pridėti papildomų parinkčių prie sąrašo, nekeičiant programavimo.
Patobulinimai
Kol projektuojame savo duomenų bazę, galime įdiegti patobulinimus, palyginti su senuoju skaičiuoklių pagrindu atliekamais veiksmais. Vienas skundas, kurį mūsų vartotojai turėjo dėl savo „Excel“ darbaknygių, buvo tas, kad kiekvienoje užduotyje buvo tik vienas langelis komentarams pateikti, o kartais jiems reikėjo pakomentuoti daugiau nei vieną užduotį - arba vadovui reikėjo pakomentuoti užduotį, o tada vartotojui atsakyti į tai. Sugrupavus viską į vieną langelį, buvo sunku suprasti, kada ir kas pateikė komentarus. Geriau galime padaryti sukurdami atskirą lentelę komentarams, susietą su lentele Užduotys. Tokiu būdu kiekviena užduotis gali turėti tiek komentarų, kiek reikia, su kiekvienos datos, vartotojo vardo ir teksto atskirais laukais.
Kitas patobulinimas, kurį galime padaryti, yra nustatyti tokius įrašus kaip „ProjectStatus“, kad jie būtų rodomi tam tikra tvarka, o ne abėcėlės tvarka - pavyzdžiui, galbūt norėsite, kad „Užbaigta“ eitų sąrašo pabaigoje. Norėdami tai padaryti, pridėkite stulpelį „DisplayOrder“ ir naudokite jį surūšiuoti paieškos sąrašą. Nesusigundykite naudoti ID lauką; su tuo visi nauji įrašai galėjo patekti tik į sąrašo pabaigą.
Norėdami užtikrinti, kad mūsų duomenys išliktų švarūs, galime pažymėti laukus, kuriuos vartotojas turi užpildyti, kaip būtinus, ir pridėti patvirtinimą, kad įsitikintume, jog įvesti duomenys yra teisingos formos. Galite palengvinti gyvenimą nustatydami protingas numatytąsias reikšmes: lauke „Komentarų data“ komentarų lentelėje numatytoji reikšmė gali būti nustatyta = Data (), kuri automatiškai nustatys šios dienos datą, kai bus sukurtas naujas komentaras. Norėdami sustabdyti naudotojų naujų įrašų su konkrečiomis reikšmėmis pridėjimą, galite naudoti patvirtinimą kartu su lentelės stulpeliu Panaikintas (Bulio logika). Tai leidžia išlaikyti istorines vertybes, kurios anksčiau galiojo, bet kurios daugiau nenaudojamos. Šias funkcijas galima rasti lentelės įrankiuose | Laukelių skirtukas juostoje arba lentelės dizaino rodinio lauko ypatybėse.
Importuojate savo duomenis
Kai jūsų lentelės bus nustatytos, galėsite naudoti išorinius duomenis | Importuoti ir susieti | „Excel“ mygtukas juostoje, kad pridėtumėte duomenis iš savo „Excel“ darbaknygės prie „Access“ duomenų bazės lentelių. Prieš pradėdami, atsarginę „Access“ duomenų bazės atsarginę kopiją sukurkite, jei kas nors nepavyktų, ir, jei reikia, pradėkite rankomis užpildydami mažas lenteles. Kai tai bus padaryta, atlikite kitą atsarginę kopiją, kad galėtumėte grįžti į šį tašką, jei atlikus šiuos veiksmus kas nors nepavyks.
Dabar prieš baigdami lenteles, kurios turi ryšį, pvz., Projektai ir Užduotys, importuokite pagrindines lenteles, kurios nesiremia jokiomis kitomis lentelėmis, pvz., „Klientai“. Jei pertvarkysite ir pervadinsite „Excel“ darbaknygės stulpelius, kad jie kuo tiksliau atitiktų „Access“ duomenų bazės laukus, neturėtumėte jokių sunkumų importuodami duomenis. Nepamirškite užsirašyti visko, ką darote, kad vėliau galėtumėte pakartoti, jei reikės dar kartą konvertuoti duomenis.
Kai duomenys bus importuoti, duomenų lentelės rodinyje esančios lentelės turėtų veikti panašiai kaip ir „Excel“ darbalapiai, tačiau su daug geresniu duomenų patvirtinimu, paieška ir rūšiavimu. Jei norite, dabar galite pradėti kurti naujas formas ir ataskaitas, remdamiesi šiais duomenimis: pavyzdžiui, projektų pagrindinė / išsami forma gali rodyti vieno projekto duomenis formos viršuje ir to užduočių tinklelį. projektas apačioje.
Taip pat galite nustatyti formą „Mano užduotys“, kurioje išvardytos visos dabartinio vartotojo neatliktos užduotys, ir ataskaitą „Uždelstos užduotys“, kurioje išvardytos visos neįvykdytos užduotys visiems vartotojams, kurie praleido terminą.
Prašau, nėra apskričių, mes britai
Jei saugote adresus savo duomenų bazėje, svarbu suprasti, kokios informacijos jums iš tikrųjų reikia. Nors apskrities informacija gali būti naudinga rinkodarai - jos gali prireikti kai kuriems užjūrio adresams, ji oficialiai nebėra naudojama JK adresuose.
kaip perjungti „Google“ paskyras
Priežastis yra ta, kad JK pašto adresai remiasi pašto miesto koncepcija, kai jums skirtas paštas siunčiamas ir rūšiuojamas prieš pristatant jį prie jūsų durų. Ne visus miestus ar kaimus aptarnauja tos pačios apygardos pašto miestai - pavyzdžiui, Melbournas (Kembridžšyre) savo paštą gauna per Roystoną (Hertfordšyre), todėl nurodant apskrityje adresą, tai nebūtinai kam nors padeda.
Siekdamas išvengti painiavos, paštas 1996 m. Nustojo naudoti apskritis adresuose, vietoje to remdamasis pašto kodo informacija - ir iki 2016 m. Planuoja pašalinti apskričių pavadinimus iš papildomos adresų informacijos slapyvardžių duomenų bylos. Taigi, jei JK adrese nurodysite apskritį, to paprasčiausiai nepaisysite.
